Sie machen Umsatz. Aber wissen Sie, was eine Stunde wirklich kostet?

Das Projekt läuft. Die Stunden werden gebucht. Die Rechnung geht raus. Und am Jahresende ist das Ergebnis trotzdem dünner als erwartet - obwohl das Büro nie leer war. Was viele Inhaber von Ingenieurs- und Architekturbüros in dieser Situation tun: Sie schauen auf den Umsatz. Was sie selten tun: Sie rechnen nach, was eine Stunde sie selbst kostet. Genau diese Lücke ist das Problem. Dieser Artikel zeigt, wie der Selbstkostenfaktor entsteht, warum der intern kalkulierte Stundensatz fast immer zu niedrig ist - und was Sie sofort tun können, um das zu ändern.

Umsatz ist keine Aussage über Wirtschaftlichkeit

Ein Planungsbüro kann Projekte gewinnen, Honorare abrechnen und trotzdem systematisch zu wenig verdienen. Das klingt paradox, ist aber strukturell erklärbar. Sage und schreibe drei Viertel der Inhaber von Architekturbüros kennen den Gemeinkostenfaktor ihres Büros nicht - und ist er bekannt, wendet ihn nur jeder Zweite bei der Honorarkalkulation an. Das bedeutet: Die Mehrheit der Büros kalkuliert Angebote auf Basis eines Bauchgefühls oder eines Marktvergleichs - nicht auf Basis der eigenen Kosten.

Das Ergebnis ist kein Einzelfall, sondern ein Muster. Wer seinen Stundensatz nicht aus den echten Kosten ableitet, vergibt Honorare, die vielleicht wettbewerbsfähig wirken, aber das Büro Monat für Monat etwas kosten. Nicht sichtbar als roter Kontostand - sichtbar als fehlende Rücklage, als zu wenig Unternehmerlohn, als Investitionen die immer wieder verschoben werden.

Was eine Stunde wirklich kostet - und warum die einfache Rechnung nicht stimmt

Die naheliegende Formel lautet: Jahreskosten geteilt durch Jahresstunden gleich Stundensatz. Klingt logisch. Ist aber falsch - zumindest unvollständig. Es reicht nicht, einfach die Ausgaben zu addieren und auf die geleisteten Arbeitsstunden herunterzubrechen. Denn längst nicht jede Arbeitsstunde können Architekten und Ingenieure ihren Auftraggebern in Rechnung stellen: "Unproduktive" Aufgaben wie Akquise, Büroorganisation oder internes Controlling machen durchschnittlich rund 35 Prozent der gesamten Arbeitszeit eines Planungsbüros aus.

Das heißt konkret: Von 1.800 Jahresarbeitsstunden einer Person sind im Schnitt nur rund 1.170 tatsächlich abrechenbar. Die restlichen 630 Stunden passieren trotzdem - sie werden nur nicht bezahlt. Nicht honorarfähige Stunden nehmen also einen erheblichen Einfluss auf den Stundensatz - unabhängig davon, ob dieser nach außen durchsetzbar ist, sollten Sie ihn bei Ihrer internen Kalkulation in Ansatz bringen.

Dazu kommt der Gemeinkostenfaktor - auch Bürokostenfaktor genannt. Für eine schnelle Hochrechnung können alle Personalkosten plus Unternehmergehalt mit einem Bürokostenfaktor multipliziert werden. Dieser Faktor beinhaltet alle Aufwendungen beispielsweise für Raumkosten, Versicherungen, Kfz, Werbe- und Reisekosten, Instandhaltungen, Abschreibungen, Leasing, Zinsen und kalkulatorische Ansätze - und liegt im Mittel bei 1,5 (Bandbreite 1,2 bis 2,0). Der AHO setzt den Gemeinkostenfaktor im Durchschnitt bei 2,7 an.

Die Formel, die die Fachpraxis beschreibt, lautet entsprechend:

Bruttogehalt × Gemeinkostenfaktor ÷ Projektstunden + 10 bis 15 % für Wagnis und Gewinn = Stundensatz

Wer diesen Schritt überspringt und stattdessen schaut, was Mitbewerber berechnen, baut seinen Preis auf fremden Kosten - nicht auf seinen eigenen.

Was der Markt empfiehlt - und was das für Sie bedeutet

Es gibt Orientierungswerte. Das Bayerische Bauministerium hat zuletzt im Juli 2023 folgende Orientierungswerte (netto) veröffentlicht: Auftragnehmer 121 Euro pro Stunde, Mitarbeiter 86 Euro pro Stunde, sonstiger Mitarbeiter 64 Euro pro Stunde. Doch diese Werte haben eine entscheidende Schwäche: Wesentlich höhere Anpassungen als die vorgeschlagenen 10 bis 20 Prozent der bisher gültigen Stundensätze werden nötig sein, um ein Architekturbüro wirtschaftlich zu betreiben.

Verbände und Kammern veröffentlichen zwar gelegentlich Richtwerte, doch passen diese nicht zwangsläufig für das eigene Büro. Der richtige Stundensatz variiert stark, abhängig von Größe, Spezialisierung und Kostenstruktur des Planungsbüros. Anders gesagt: Wer 86 Euro ansetzt, weil der Verband 86 Euro empfiehlt, hat noch nicht gerechnet - er hat nur verglichen.

Ein Beispiel verdeutlicht die Tragweite: Der Stundensatz des Inhabers läge bei einem Unternehmergehalt von 75.000 Euro, einem Bürokostenfaktor von 1,5 und 1.320 honorarfähigen Stunden bei 85 Euro pro Stunde. Verringert sich der honorarfähige Anteil auf 60 Prozent, verbleiben nur 1.056 verrechenbare Stunden - der Stundensatz des Inhabers erhöht sich auf ca. 107 Euro pro Stunde. Eine Differenz von 22 Euro pro Stunde - die nicht durch Marktvergleiche entstanden ist, sondern durch eine ehrliche Kostenbetrachtung.

Die Kostenpositionen, die im Stundensatz fehlen

Typische Fehler bei der Kalkulation sind: Vernachlässigung von kalkulatorischen Kosten, keine Zuschläge für Wagnis und Gewinn, kein kalkulatorischer Ansatz für bereits abgeschriebenes Anlagevermögen, fehlende kalkulatorische Zinsen auf Anlagevermögen und Rücklagen, fehlende oder unzureichende Unternehmervergütung, kein Ansatz für Eigenkapitalrückführung.

Jede dieser Positionen ist kein Luxus, sondern betriebliche Notwendigkeit. Wer den eigenen Unternehmerlohn nicht als Kostenposition einsetzt, subventioniert faktisch jeden Auftrag mit unbezahlter Arbeitszeit. Wer keine Wagnis-Zuschläge einrechnet, übernimmt das Projektrisiko kostenlos. Da Planungsbüros Dienstleistungsunternehmen sind, sind der größte Teil ihrer Ausgaben Personalkosten - im Schnitt satte drei Viertel der gesamten Büroausgaben. Doch auch das restliche Viertel - insbesondere Sachkosten von der Büromiete bis zu den notwendigen Versicherungen - muss der Stundensatz abdecken.

Ein unzureichend berechneter Soll-Jahresumsatz täuscht falsche Werte vor - insbesondere bei der Ermittlung der Stundensätze. Das Planungsbüro sieht dann Umsatz, aber keinen Gewinn. Auslastung, aber keine Rendite.

Was der Selbstkostenfaktor mit Durchsatz zu tun hat

Es gibt noch eine zweite Ebene, die in der Honorardiskussion fast nie vorkommt: Nicht jede abrechenbare Stunde wird auch tatsächlich abgerechnet. Projekte laufen über Budget. Korrekturen werden still geschluckt. Leistungen werden erbracht, die im Honorar nicht vorgesehen waren. Architekten und Ingenieure können ihre externen Stundensätze besser bewerten, wenn sie ihren internen Stundensatz kennen. Der mittlere Bürostundensatz ist ein unverzichtbarer Indikator für die finanzielle Gesundheit in Planungsbüros.

Der Selbstkostenfaktor beantwortet also zwei Fragen gleichzeitig: Was kostet eine Stunde - und wieviel davon kommt zurück? Wer nur die erste Frage kennt, weiß was er berechnen müsste. Wer auch die zweite Frage kennt, weiß was er tatsächlich verdient. Die Vollkosten eines Teams liegen häufig in einer Größenordnung von 10.000 bis 12.000 Euro pro Mitarbeiter im Monat. Der monatliche Abgleich zwischen Soll und Ist sichert daher den Projekterfolg und die Liquidität.

In vielen Büros fehlt genau dieser Abgleich. Nicht weil niemand rechnen kann - sondern weil niemand weiß, wo die Stunden tatsächlich bleiben. Projektzeiten werden unvollständig erfasst. Nacharbeiten tauchen nicht als eigene Position auf. Besprechungen, Abstimmungsschleifen und Korrekturrunden verschwinden in der Gesamtkapazität.

Der erste konkrete Schritt

Bevor Sie den nächsten Stundensatz verhandeln oder das nächste Angebot schreiben: Rechnen Sie nach, was eine Stunde in Ihrem Büro wirklich kostet. Nicht als Marktvergleich. Als eigene Kalkulation - mit Ihrem Gehalt, Ihren Gemeinkosten, Ihrer tatsächlichen Projekt-Quote, und einem ehrlichen Wagnis-Zuschlag.

Wenn Sie dabei feststellen, dass Ihre Projekte laufen, Ihre Stunden voll sind, aber die Zahlen am Ende nicht stimmen - dann liegt das meistens nicht am Stundensatz allein. Es liegt daran, dass Arbeit an Stellen steckt, die in keiner Kalkulation auftauchen. Genau das ist es, was Scaled Innovation in 10 Arbeitstagen sichtbar macht: wo Kapazität verloren geht, welche Stunden nicht zurückkommen - und welche Änderung zuerst mehr planbar fertige Ergebnisse erzeugt. Wenn Sie das für Ihr Büro herausfinden wollen, ist das der richtige nächste Schritt.